4 elementos que no deben faltar para tus reuniones online
Si bien las empresas en la era digital siempre han utilizado medios para conectarse y comunicarse con empleados y clientes remotos; la pandemia COVID-19 ha sido un gran catalizador para el aumento de las reuniones online .
En una época de distanciamiento social, las empresas confían en este método de comunicación para estar conectadas y trabajar juntas; con el fin de mantener las operaciones funcionando sin problemas y de manera constante. Para ello necesita contar con equipos de calidad que mejoren la experiencia en la videoconferencia.
En este post te hablaremos sobre las reuniones a distancia, qué son y cómo llevarlas a cabo de manera eficaz. Además te detallaremos los elementos que no te pueden faltar para hacerlas de la mejor forma.
Las reuniones de la empresa
Una reunión online , también llamada conferencia virtual, es un método de comunicación; este permite que varias partes se reúnan e interactúen en el mismo espacio sin estar físicamente presentes.
Los empleados comerciales y los superiores pueden comunicarse entre sí mediante varias plataformas de reuniones virtuales; a través de canales de dispositivos electrónicos como servicio de Internet, fuentes confiables de audio, computadoras portátiles, tabletas, cámaras web, etc.
Las reuniones online se han convertido en una necesidad crítica para empresas de todos los tamaños y funciones.
Las empresas cada vez han estado haciendo uso de esta forma de comunicación para no dejar de producir debido a la pandemia. Junto al teletrabajo, han sido los nuevos métodos que han tenido que adoptar para hacer que los procesos se cumplan a cabalidad.
¿Cómo llevar una reunión profesional?
Para poner en marcha una reunión profesional solo debes seguir indicaciones bien específicas:
- Comparte los enlaces URL con los participantes el día antes de la fecha oficial de la reunión para darles la oportunidad de familiarizarse con la interfaz y las funciones de la plataforma.
- Empieza y llega a tiempo. La cortesía no termina solo porque el trabajo ahora se está haciendo desde casa.
- Comunica a los participantes qué comportamientos se esperan de ellos durante la reunión.
- Fomenta la participación mediante el uso de funciones que hacen que las personas se destaquen al hablar.
- Asegúrate de que todos presten atención a lo que está sucediendo. Estar en casa puede permitir que los usuarios se distraigan fácilmente.
- Revisa y da seguimiento a los principales objetivos y metas que se discutieron durante la reunión para asegurar de que todos estén en sintonía.
Elementos infalibles
Saber cómo organizar una reunión online puede ayudar a que tu empresa funcione de manera más eficiente y ahorre dinero. Su objetivo principal es hacer que las personas se conecten, independientemente de dónde se encuentren.
Pero el primer paso es tener el equipo adecuado. Aquí hay cuatro elementos esenciales que necesitas para organizar una videoconferencia.
1. Cámara web
La mayoría de las computadoras portátiles y de escritorio ahora vienen con cámaras integradas. Si tu computadora no cuenta con ella, tendrás que comprar una cámara web independiente.
Una cámara web es el elemento esencial y necesario para realizar las reuniones con equipos a distancia. Las mejores cámaras web vienen con múltiples funciones que facilitan la realización de la reunión online .
Al comprar una cámara web, algunas de las cosas que debes considerar incluyen la calidad de video y la regulación del ruido. Esto asegura que se elimine el ruido externo y que no haya distracciones durante el encuentro.
2. Diademas
Las diademas permiten el funcionamiento con manos libres por lo que puedes realizar otras tareas. Ofrece una considerable libertad de movimiento y convierte la voz humana en señales transmitidas eléctricamente.
Puedes emplearlo para realizar llamadas telefónicas y para hablar en las videoconferencias o reuniones a distancia. Los micrófonos de diadema vienen en diferentes tipos y con interfaces inalámbricas o con cables.
Las diademas también están concebidas para conectarlas a tus dispositivos, pueden ser por una conexión USB o bluetooth.
3. Aros de luz
Para que la iluminación garantizada una imagen brillante y nítida, los mejores aros de luces vienen con configuraciones ajustables; así como ajuste de altura y ángulo para tener mayor control.
Los aros de luces básicas son lo suficientemente flexibles como para funcionar con múltiples dispositivos (incluso cámaras digitales); también se pueden mover fácilmente, ya sea que estés desde un teléfono inteligente o en tu laptop.
La pandemia incrementó la puesta en práctica de las reuniones online para poder estar comunicado con sus clientes y empleados.
Una excelente manera de garantizar una videoconferencia bien iluminada es utilizar un modelo con varios niveles de iluminación; que se puede ajustar mediante una perilla o un control remoto Bluetooth.
Algunas opciones incluso vienen con filtros de anillo o modos de iluminación que ayudan a controlar la temperatura del color. Desde configuraciones de trípode hasta luces con clip, estos aparatos hacen que encontrar la mejor luz sea más fácil.
4. Tablets o laptops
Hay algunas características básicas que debes buscar al comprar laptop o tablet para realizar tus reuniones en línea.
- Buena resolución de pantalla.
- Buena duración de la batería.
- Una cámara de alta definición (incorporada)
- Buenos altavoces incorporados.
- En caso de la laptop debe ser ligera si planeas trasladarla con frecuencia.
La característica más importante es la resolución de la cámara y no hay más altavoces integrados decentes. Además de contar con una buena duración de batería. La mejor computadora portátil o tableta debería ofrecer un buen equilibrio entre calidad, características, rendimiento y precio.
Conclusiones
Las reuniones online han sido la gran solución para muchas empresas durante esta época de distanciamiento social. La comunicación, la participación y el compromiso son los pilares del funcionamiento exitoso de las operaciones de una empresa.
Para llevar a cabo estas reuniones y distancias se requieren ciertos equipos: cámara web, diademas, aros de luz y tablets o laptops. Además deben ser de buena calidad para que tengas una mejor experiencia en la videoconferencia.
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